Excel pour la maintenance ? Surtout pas !
Excel reste tellement répandu dans les entreprises sur les PC des utilisateurs, qu’il est encore aujourd’hui fréquemment utilisé par des responsables pour essayer de manager leur maintenance. Dans les faits, c’est une fausse bonne idée qui peut avoir des conséquences particulièrement néfastes sur le bon fonctionnement d’un service de maintenance. A la clef, pertes de productivité et conséquences financières sur toute l’organisation.
Nous allons détailler dans cet article les principales raisons qui font que Excel ne doit en aucun cas se substituer à une véritable GMAO moderne.
Mauvaise qualité des données et sécurité médiocre
Selon une étude, près de 85 % de l’ensemble des feuilles de calcul comportent des erreurs, généralement causées par la fusion de données provenant de bases de données disparates ou résultant d’une erreur humaine. En outre, les feuilles de calcul Excel permettent un accès facile aux données, même à des personnes non autorisées. Cela soulève des questions liées à la sécurité des données.
Collaboration limitée
Un tableur stocké sur un PC ne permet pas le partage de données entre plusieurs acteurs. Cela devient un peu moins vrai pour les tableurs basés dans le cloud ou lorsque l’on stocke les fichiers dans des espaces tiques partagés, mais dans ce dernier cas le partage en mobilité restera extrêmement limité. Il en résulte une information qui reste très cloisonnée.
Des données difficiles à tenir à jour
Comme indiqué précédemment les données dans un fichier Excel sont toujours fausses car elles ne sont pas connectées au terrain et le plus souvent se trouvent enfermées sur un PC.
Des workflows impossibles à gérer
C’est avant tout dans ce domaine qu’Excel va montrer ses limites. Un tableur n’est tout simplement pas fait pour cela. Nous allons prendre un exemple basique de workflow de maintenance, la prise en charge d’une demande d’intervention par un opérateur qui a détecté un problème sur une machine, et voir qu’Excel n’apporte aucune solution pour le prendre en charge :
A l’apparition de l’incident
L’opérateur doit signaler le problème avec identification de l’équipement, descriptif du dysfonctionnement, détails, degré d’urgence, photos éventuelles, etc.
Un dispatcher confirme le degré d’urgence, analyse la demande, l’affecte à un technicien
Traitement de l’incident
Le technicien se déplace vers l’équipement pour traiter le problème. Il peut soit être en mesure de réparer, soit simplement diagnostiquer pour définir les actions à entreprendre pour fixer le problème : typiquement quel est le besoin en pièces détachées
Une fois l’incident résolu
Les stocks sont automatiquement mouvementés
L’opérateur et son management doivent être informés
La demande, son traitement doivent être historiés
Une analyse ultérieure peut être déclenchée (automatiquement ou sur demande)
Inutile d’aller plus loin. Nous percevons immédiatement qu’un tableur ne sera d’aucune utilité pour prendre en charge ce type de processus. Et pourtant il s’agit d’un workflow simple !
Risque du départ du propriétaire de l’Excel
C’est une histoire classique : un « petit génie » des tableurs a bricolé une solution sous Excel pour suivre les équipements et – peut-être – les plans de maintenance. Ça n’a jamais vraiment donné satisfaction mais ça ne semblait pas cher (en fait, si, c’était cher mais ça n’a pas été mesuré) et ça avaitt le mérite d’exister. Et puis il quitte l’entreprise (pour aller faire des tableaux Excel ailleurs…). Et là plus personnes ne sait faire fonctionner le tableau si subtil !
Retard dans la mise en place d’une vraie GMAO
C’est certainement sur ce point qu’Excel occasionne le plus de dommages. L’utilisation d’un tableur pour gérer sa maintenance est une solution de facilité qui ne nécessite aucune réflexion. Je crée un Excel avec la vingtaine de colonnes dont je pense avoir besoin. C’est fait en quelques secondes… le problème est que cela peut durer des dizaines d’années (si si on l’a déjà rencontré). Ce fichier Excel va ainsi empêcher ou pour le moins retarder une véritable réflexion sur la mise en place d’une GMAO qui soutiendra pleinement l’activité de l’équipe maintenance. Le risque en termes de perte de productivité est immense.
Principaux avantages du logiciel de GMAO
Pour mieux comprendre la valeur et l’efficacité de la GMAO une fois que vous y aurez investi, voici une liste non limitative des avantages qui distinguent une solution de GMAO d’Excel :
Association d’un référentiel centralisé des informations avec une accessibilité à distance constituant le duo gagnant dans l’univers d’une maintenance digitalisée et efficace : c’est le CLOUD + le MOBILE
Recensement complet et tenu à jour du parc des équipements rendu possible par l’application mobile
Gestion des pièces détachées et des stocks améliorée
Management et suivi des activités de l’équipe des équipes de maintenance facilité
Prise en charge des workflows de maintenance curative, préventive, améliorative, qu’ils soient simples ou complexes
Tableaux de bord et interface graphique interactifs et intuitifs pour tous les décideurs
Outils de reporting avancés
Amélioration de la prise de décision
Amélioration de la productivité
Amélioration de la qualité de service améliorée
Conclusion
Le maintien de solutions basées sur Excel pour digitaliser les processus d’une entreprise est devenu totalement obsolète. Cette assertion est particulièrement vérifiée dans le domaine de la maintenance, domaine dans lequel les entreprises doivent rester très vigilantes à la non prolifération de tableaux Excel au sein de leur service.
A l’heure des GMAO de dernières générations basées sur le cloud et la mobilité, capables de prendre en charge des processus complexes tout en les rendant explicites à l’ensemble des utilisateurs, Les besoins et les exigences en termes de maintenance ont largement dépassé la portée de ce qu'Excel est capable d’offrir.