Qu’est-ce qu’une GMAO ?
Dernière mise à jour : 13 janv. 2022
Le bon fonctionnement d’une entreprise dépend désormais en grande partie des outils numériques dont elle dispose. La GMAO est aujourd’hui un maillon essentiel dans ce dispositif pour lui assurer un parfait contrôle de ses activités, de son fonctionnement et de ses performances en termes de moyens de production et d’infrastructure. Comment ? Pourquoi ? Et pour qui ?
Comment fonctionne une GMAO ?
Le propos de la maintenance est la préservation, la surveillance et l’entretien des actifs. La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur est donc la délégation de ces tâches à un logiciel dédié. Entre autres services, le logiciel de GMAO assurera la gestion préventive et curative des équipements, la gestion des achats et des stocks, la planification des techniciens, la planification des ressources techniques, l’enregistrement, le stockage, la restitution et le traitement de l'ensemble des données collectées. La GMAO est l’outil polyvalent par excellence qui permet de traiter tous les aspects de la maintenance au sein de l’entreprise.
Essentiel pour les industries auxquelles il apporte une assistance de premier ordre sur le plan de la technique, de la production ou du management, l’outil de GMAO permet le suivi précis des équipements, l’amélioration des conditions de travail des équipes et l’amélioration de leur productivité, une meilleure gestion des coûts. Par quels moyens ? Par exemple, en planifiant et analysant en temps réel les interventions, en gérant automatiquement les stocks des pièces de rechange par un système d’alerte ou bien encore en apportant les éléments de décision qualitatifs et quantitatifs précis dans le cadre du remplacement ou de l’acquisition d’une machine.
Et plus précisément ?
La GMAO peut prendre en compte les solutions de planification déjà en place dans l’entreprise en étant capable de les intégrer directement à son propre dispositif ou est en mesure de se charger intégralement de la gestion des temps des ressources techniques. La GMAO va également pouvoir se connecter à un logiciel de gestion d’achat (i.e. un module spécialisé d’un ERP) ou directement en proposer les workflows de traitement : analyse du stock en temps réel, déclenchement automatique des réapprovisionnement, etc. Pour les entreprises disposant déjà de leur propre outil de gestion de stock, celui-ci pourra être associé à l’application de gestion de maintenance.
La GMAO est également capable de s’interfacer aux outils de gestion financières et budgétaires. L’outil permet de recueillir des informations concernant les coûts de maintenance et de transmettre ces informations aux logiciels d’analyse. La GMAO est aussi en mesure soit de se connecter à des outils de Gestion Électronique de Documents ou GED soit d’offrir directement ses fonctionnalités : stockage et restitution des documents techniques, des plans, des notices, modes d’emploi, mais également photos ou vidéos.
Dans le cadre de la maintenance immobilière, La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur fait généralement partie des solutions IWMS ou Integrated Workplace Management System anglais et Système Intégré de Gestion du lieu de travail en français. L’IWMS est une plateforme logicielle qui aide les organisations à optimiser l'utilisation des ressources du lieu de travail, y compris la gestion du portefeuille immobilier, des infrastructures et des installations d'une entreprise.
Pour approfondir la lecture de cet article, retrouvez ci-dessous une sélection d'articles récents sur la GMAO :
Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur : choisir le bon logiciel
GMAO : comprendre la maintenance passive
Comment une GMAO est profitable pour votre entreprise
GMAO. L'outil indispensable de la transition numérique
Les solutions d’IWMS sont utilisées par les entreprises occupantes de locaux, les sociétés de services immobiliers, les fournisseurs de services d'installations, les propriétaires et les responsable de patrimoine des facility managers. Les fonctions liées à la gestion de la maintenance y jouent un rôle essentiel.
Quelles sont les entreprises concernées ?
De très nombreuses entreprises sont concernées par la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur. Il en va ainsi des entreprises industrielles pour maintenir leurs chaînes de production (industrie pharmaceutique, agroalimentaire, chimique, cosmétique, automobile, pétrolière, médicale, etc.); des entreprises de transport pour maintenir leur véhicules, trains, avions, bateaux, etc.; des entreprises proposant un service après vente; des entreprises détenant un patrimoine immobilier; des entreprises de prestations de services dans le domaine de la maintenance telles que chauffagistes, plombiers, ascensoristes, électriciens, alarmistes, automaticiens, etc.
Si les besoins et les fonctionnalités nécessaires vont varier considérablement d’un domaine à un autres, toutes ces activités possèdent néanmoins un large socle commun : recensement des équipements, suivi des actifs techniques, gestion de la maintenance préventive et du curative, planification des missions des équipes, management des techniciens. Les GMAO se présentent le plus souvent sous la forme d’outils verticaux avec une offre modulaire leur permettant de s’adapter aux besoins et attentes spécifiques de chaque secteur et de chaque entreprise. A titre d’exemple l’usage de la signature électronique imposé par la FDA (U.S. Food and Drug Administration) aux industries pharmaceutiques ne sera pas utile pour les chauffagistes. Il en est de même pour les « assets linéaires » des pétroliers, ou encore le suivi des matériels biomédicaux. Une GMAO bien conçue devra être en mesure de répondre à chacune de ses spécificités sans alourdir son utilisation pour l'ensemble des utilisateurs. Un challenge auquel seuls les meilleurs éditeurs savent répondre parfaitement.
Des outils offrant de larges possibilités
Ainsi pour couvrir le maximum de cas d'usage, la maintenance assistée par ordinateur va disposer de nombreuses fonctions, ayant toutes comme objectifs communs : la facilitation de la gestion de la maintenance au sein de l’entreprise, l’automatisation des tâches répétitives, la facilitation des opérations de maintenance sur le terrain, le renforcement de la collaboration des équipes.
Par exemple, le contrôle et le suivi des matériels. Ce travail consiste à faire l’inventaire des équipements existants, à enregistrer sa fiche d’identité : catégorie, fonction, marque, modèle, date de mise en service, localisation, etc., à en suivre l’historique des événements tels que pannes, remplacements de pièces détachées, entretiens, contrôles et opérations de maintenance réalisés, à en connaître exactement le temps moyen entre pannes (le fameux MTBF : Mean Time Between Failure), et encore bien d’autres informations.
Dans la liste des fonctionnalités standard d’une GMAO on compte également la gestion des ressources humaines. Cette fonction est même déterminante : elle va préciser les missions de chacun, les métiers, les compétences, les disponibilités, la prévision concernant la charge et la capacité du service de maintenance, la contribution de chaque technicien à la performance de l’équipe.
Autre fonctionnalité majeure également au centre du dispositif : le suivi des stocks et des approvisionnements en pièces détachées. Inventaires à jour, valorisation du stock en temps réel, réception des achats, gestion multi-entrepôt, la GMAO facilite les commandes, l’achat des produits et consommables nécessaires et permet le contrôle de la facturation fournisseur.
Le contrôle des coûts et des budgets, c’est-à-dire le suivi de la main d’œuvre, l’achat des pièces de rechange, l’acquisition ou la location d’engins ou de matériels spécifiques, les coûts de déplacement, l’établissement du budget prévisionnel, le suivi du prévisionnel vs le budget réel, l’établissement des comptes-rendus d’écart font également partie des attributions standard d’un outil de GMAO complet.